Главное любая полноценная учетная система должна охватывать все аспекты вашего бизнеса. То есть не должно быть такой ситуации, когда часть бизнес процессов протекает в учетной системе, а другая ее часть в сторонних программах, например в Excel или блокноте. Выбирая учетную систему, обратите внимание, чтобы она идеально подходила именно под ваш бизнес.

Для этого набросайте на бумаге основные бизнес процессы вашей компании на сегодняшний день. Плюс спланируйте какие изменения в этих бизнес процессах произойдут через год. К примеру, вы сейчас вы имеете только один сервисный центр, но планируете развивать бизнес и через год у вас будет несколько сервисных центров, соответственно вам понадобится курьер, появится логистика. Или вы сейчас ремонтируете только мобильные телефоны, но планируете ремонтировать и фотоаппараты и ноутбуки.

Набросав на бумаге все процессы вашего предприятия на день сегодняшний и спланировав изменения в этих бизнес процессах на год вперед, вы сможете смело приступать к подбору программного продукта.

Какие функции учетной системы относятся к категории обязательные?

Что касается складской программы.

Для нее основная функция которая обязательна должна быть это присвоение уникального номера каждому оприходованному изделию. Без этой функции вы не сможете точно рассчитать: прибыль с каждого заказа. Отсутствие этой функции сразу ограничит вас в формировании множества отчетов. Вы даже банально не сможете узнать с какой именно партии эта конкретная запчасть и у какого поставщика вы его приобретали.

Для бухгалтерской программы обязательно наличие следующих функций:

  • взаиморасчеты с поставщиками,
  • кредиторская дебиторская задолженность
  • перемещение между кассами
  • журнализация всех событий и транзакций
  • и интеграция со складской программой, то есть в момент партии от поставщика у вас должна возникать по бухгалтерии задолженность, перед данным поставщиком и наоборот.

Базовая аналитика.

Без нее предприниматель глух и слеп. Вам придется опираться на свои собственные субъективные ощущения, а они, как правило, обманчивы. Что входит в базовую аналитику?

  • продажи по дням
  • продажи по филиалам компании
  • продажи по менеджерам
  • отчет эффективности по сотрудникам, в том числе продажи по сотрудникам
  • отчеты по конверсиям: трафик / звонки / заказы
  • средний чек, средняя наценка
  • оборотные / необоротные активы компании, прибыль
  • показатели качества обслуживания (количество жалоб, количество возвратов).

Вот три основных требования для программной среды в которой вам придется работать.

Дополнительные материалы в данной теме:

Как открыть свой сервисный центр

Бизнес процессы сервисного центра.